مركز جمعة الماجد يطلق الدورة التأهيلية الأولى في الأرشفة الإلكترونية انطلقت أعمال الدورة التأهيلية الأولى في الأرشفة الالكترونية في مركز جمعة الماجد للثقافة والتراث، ويقدمها المهندس أحمد عثمان خبير الأرشفة الإلكترونية بالمركز، يوم الأحد 24 مارس 2013 ولمدة ثلاثة أيام بحضور 25 متدرباً من 15 جهة حكومية وخاصة، هي المجلس الوطني الاتحادي، المركز الوطني للوثائق والبحوث، دائرة السياحة والتسويق التجاري بدبي، دائرة الشؤون الإسلامية والعمل الخيري، مؤسسة الأوقاف وشؤون القصر، محاكم دبي، شرطة دبي، بلدية دبي، مؤسسة دبي لخدمات الإسعاف، بلدية العين، معهد مصدر بأبو ظبي، هيئة الفجيرة للثقافة والإعلام، جمعية أم المؤمنين بعجمان، جريدة الخليج، مجموعة الماجد. قام الخبير بإطلاع الحضور على ما يواجهه القائمون على مشاريع الأرشفة الالكترونية قبل بداية المشروع وأثناء العمل به وبعد الانتهاء منه، وطبيعة هذه التحديات وكيفية احتوائها والتغلب عليها، وشرع في شرح تجربة مركز جمعة الماجد في مشروع المعمل الرقمي من خلال فكرة المشروع وأهدافه والتجهيزات المادية والبرمجية له، وما هي أهم معايير ومواصفات الرقمنة، وخطوات سير العمل ومن ثم نظام المتابعة والرقابة، وأخيرا الرؤية المستقبلية للمشروع. وبيّن أحمد عثمان إلى أن هدف المركز من هذا المشروع يتمثل بحفظ ما يمتلكه من مصادر معلومات على وسائط الكترونية يمكن استرجاعها ونقلها وإجراء المعالجة الالكترونية عليها، وخدمة جميع عملاء المركز بإتاحة مصادر المعلومات الإلكترونية. وأكد على أن من فوائد مشروع الأرشفة الالكترونية في أي مؤسسة القدرة على قياس الأداء، وتحديد الاحتياجات اللازمة من الطاقة البشرية وزيادة الإنتاجية، وتقديم خدمات أفضل وأكثر سهولة في الاستخدام، والتحكم في خطوات العمل وزيادة الكفاءة، وتعويد الموظفين على تطبيق الخطوات اللازمة لإنهاء عمليات معينة، ويساعد المشروع على سرعة إنجاز الأعمال، والمشاركة في الاطلاع ومعالجة الوثائق، وإلغاء تكرار الوثيقة وفقدانها، وتطبيق نظام التحكم والجودة . وسيتم في اليوم الثاني مناقشة المشاكل التي تعترض سبيل الأرشفة الالكترونية، والحلول المقترحة لتجاوز هذه العقبات، على أن يكون اليوم الثالث من الدورة يوم عملي يقوم فيه المتدربون بأرشفة الوثائق الكترونيا، وتطبيق ما تعلموه في يومي الدراسة النظرية من خطوات، والتدرب على استرجاع الوثيقة الالكترونية وكيفية الاستفادة منها.
